Estas son las claves para tener una rueda de prensa exitosa

Las ruedas de prensa son eventos informativos organizados por marcas personales o empresas para dar información sobre un tema en específico. Sin embargo, es fundamental tener claro si esta es la herramienta adecuada para difundir la noticia que se quiere dar.

Para esto es importante tener en cuenta cuál es el objetivo de la rueda de prensa, qué se quiere dar a conocer, a quiénes, cuál es el impacto de esta información, para qué se quiere realizar, quién o quiénes son los voceros, cuál es el presupuesto, entre otros.

Cuando se ha definido que este es el formato que se utilizará para dar a conocer la noticia, hay ciertas claves que no se deben dejar pasar para que sea un éxito, ¿cuáles son? acá te las contamos.

La información, lo más importante

• Debe haber una noticia relevante que llame la atención de la prensa para que quieran asistir, debe ser de gran impacto e importancia para la sociedad y/o la industria a la que pertenece la organización o personal.

• Tener bien definida la información que se quiere comunicar. Que valga la pena el tiempo y esfuerzo de los periodistas que asisten.

• Tener en cuenta si es el momento correcto para comunicar el mensaje. La información no debe darse a conocer muy pronto, ni muy tarde.

• Cuando se necesita dar información que incluya demasiados datos numéricos o listas muy largas, es mejor entregarlas por escrito para evitar errores en el discurso y que los asistentes tengan la información más fácil y la puedan entender mejor.

• Estar anticipados a tener preguntas difíciles que puedan hacer los asistentes respecto al tema de la rueda de prensa o situaciones en las que se han visto envueltos, esto con el fin de tener preparadas posibles respuestas para evitar equivocaciones y proteger la reputación de la compañía o persona.

El vocero

• El vocero tiene un papel fundamental en la rueda de prensa, es importante que gestione la información de una manera clara, fluida y con seguridad. Estar dispuesto a responder todas las preguntas que le puedan hacer.

• La comunicación no verbal no debe quedar atrás, se debe trabajar la confianza, los gestos, poses, miradas y demás aspectos que cuando son mal llevados, se comunica un mensaje distinto al que se quiere entregar.

• Tener un guion y minuto a minuto le facilita al vocero recordar el orden del evento, así como el discurso que quiere dar.

La logística

• Todo debe estar planeado para que no haya errores: qué se hará en el evento, qué se ofrecerá de comida, bebidas, la dinámica, el horario, transportes, entre otros.

• Hacer una convocatoria a los medios de comunicación que son más afines y adecuados para la información que se va a dar, con suficiente antelación para que puedan programarse y así asistir.

• La escenografía debe ser cuidada, debe ser atractiva para videos y fotos. Entre menos elementos haya entre el vocero y los asistentes, se genera más confianza.

• Si la rueda de prensa es virtual, hay que elegir una plataforma adecuada para hacer la emisión, con micrófonos y cámaras adecuadas y una conexión a internet estable para evitar fallos en la transmisión.

• Hacer ensayos antes del evento, ya sea practicar lo que se va a decir, pruebas de sonido, iluminación, etc.

• El día de la rueda de prensa registrar la asistencia de los invitados y agradecer a los asistentes.

Pensar en todo, desde las partes más obvias hasta los más pequeños detalles de la rueda de prensa harán que el evento se realice de forma adecuada. Tener en cuenta la perspectiva de los asistentes, vocero, organizadores, empresa y demás es fundamental por lo que es importante que se realicen de la mano de expertos.

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